การบริหารการเปลี่ยนแปลง

การบริหารการเปลี่ยนแปลง

( Change Management ) 

แนวคิดในการบริหารการเปลี่ยนแปลง

                การเปลี่ยนแปลงเป็นเทคนิคการจัดการ เป็นส่วนหนึ่งของความสามารถหลักของผู้บริหาร ( Core Competencies ) ในยุคปัจจุบันที่เผชิญกับการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว จากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสารโทรคมนาคมที่ทันสมัย ที่ช่วยทำให้ผู้บริหารสามารถปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วทันต่อสถานการณ์ธรรมชาติและสิ่งมีชีวิต จะต้องปรับตัวเข้ากับสิ่งแวดล้อมเช่นเดียวกับองค์การที่จะต้องมีการปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมและมีการเตรียมความพร้อมที่จะรับมือกับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นอย่างไม่คาดหวัง

                ที่ผ่านมาการบริหารการเปลี่ยนแปลง ผู้บริหารมักจะคำนึงถึงส่วนย่อยๆในปัญหาของการเปลี่ยนแปลง  โดยไม่คำนึงถึงปัญหาทั้งระบบในภาพรวม ส่วนใหญ่จะไปคำนึงแต่ปัญหาเชิงเทคนิคเป็นสำคัญ ซึ่งในการบริหารการเปลี่ยนแปลงเชิงกลยุทธ์นั้นจะเป็นต้องคำนึงถึงองค์ประกอบ 3 ส่วนที่สำคัญและสัมพันธ์กัน คือ

                1. ปัญหาในเชิงเทคนิค ( Technicial Success ) เช่น ปัญหาในการกำหนดภารกิจ วัตถุประสงค์ และกลยุทธ์ขององค์การ โครงสร้าง ลักษณะงานและระบบการบริหารต่างๆเป็นต้น

                2. ปัญหาในเชิงการเมืองขององค์การ ( Political Success ) จะเป็นปัญหาด้านการจัดสรรอำนาจ และทรัพยากรขององค์การ เช่น งบประมาณ เส้นทางอาชีพ ( Career Path )  การดำรงตำแหน่งสำคัญๆ เพราะการเปลี่ยนแปลงใดๆย่อมกระทบอำนาจหน้าที่และความสำคัญของบุคคลต่างๆในองค์การ

                3. ปัญหาในเชิงวัฒนธรรมองค์การ ( Culture Success) เช่น ผู้บริหารควรจะสื่อสารและสนับสนุนค่านิยมอะไร ความเชื่ออะไรให้แก่พนักงาน ซึ่งจะสอดคล้องหรือเปลี่ยนแปลงไปจากวัฒนธรรมเดิมขององค์การมากน้อยแค่ไหน วัฒนธรรมองค์บางลักษณะการอาจเปลี่ยนแปลงได้ง่าย เพราะเป็นวัฒนธรรมที่อ่อนแอ ( Weak Culture ) แต่บางองค์การอาจะมีวัฒนธรรมองค์การที่เข้มแข็ง ( Strong Culture ) ดังนั้น การเปลี่ยนแปลงอะไรที่ขัดแย้งกับวัฒนธรรมองค์การก็เปลี่ยนแปลงได้ยาก

                การพิจารณาปัญหาทั้ง 3 ด้าน จะใช้เครื่องมือหรือแนวคิดเชิงบริหารที่สำคัญอยู่ 3 เรื่อง คือ

                1. กรอบภารกิจและกลยุทธ์ขององค์การ ( Mission and Strateges ) โดยผู้บริหารจะต้องประเมินและคาดการณ์การเปลี่ยนแปลงต่างๆของสภาพแวดล้อมภายนอกองค์การ ประเมินสภาพแวดล้อมภายในองค์การ เพื่อดูความเหมาะสม สอดคล้องของสภาพแวดล้อมกับภารกิจและกลยุทธ์ขององค์การที่เป็นอยู่

                ผู้บริหารจะต้องมีวิสัยทัศน์ ( Vision )  ที่จะมองเห็นความจำเป็นที่องค์การจะต้องมีการเปลี่ยนแปลง ซึ่งอาจจะเป็นการเปลี่ยนแปลงในกรอบภารกิจและวัตถุประสงค์หลักขององค์การ กลยุทธ์ต่างๆขององค์การ รวมทั้งภาระงานอื่นๆที่มีความสำคัญและมีความจำเป็นที่จะต้องเปลี่ยนแปลง

2. การออกแบบโครงสร้างขององค์การ ( Organization  Structure ) ในเชิงโครงสร้างขององค์การและระบบต่างๆจะเป็นเครื่องมือรองรับและช่วยอำนวยความสะดวก ในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงจะต้องมีการปรับโครงสร้างให้สอดคล้องกับภารกิจและกลยุทธ์ที่เปลี่ยนแปลง โดยคำนึงถึงว่าจะต้องเป็นการปรับเปลี่ยนเพื่ออำนวยความสะดวกและสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงเป็นสำคัญ

3.  การบริหารทรัพยามนุษย์ขององค์การ ( Human Resourse Management)  การบริหารในเรื่องคนจะเป็นปัจจัยที่สำคัญ เพราะคนจะเป็นผู้ที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงตามภารกิจและกลยุทธ์ที่วางไว้ ดังนั้นจะต้องมีการสรรหาให้เหมาะสมตามคุณลักษณะที่ต้องการ หรือพัฒนาคนเหล่านั้นให้มีคุณภาพตามที่ต้องการในภารกิจและกลยุทธ์ใหม่ กำหนดหลักเกณฑ์ในการจูงใจ เกณฑ์การวัดผลและแนวทางการประเมินผลให้เหมาะสมกับแผนกลยุทธ์

การบริหารและจัดการความเปลี่ยนแปลง เพื่อให้องค์การสามารถปรับตัวและพร้อมรับการเปลี่ยนแปลง จึงเป็นเทคนิคสำคัญที่ช่วยให้องค์การก้าวหน้าต่อไปอย่างมั่นคง

คำจำกัดความ “ การบริหารการเปลี่ยนแปลง ”

1.  กระบวนการปรับปรุงโครงสร้างและส่วนที่ไม่ใช่โครงสร้าง เช่น ระบบ กระบวนการ องค์ความรู้ บุคลากร โดยมีการวางแผนการเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นระบบ และบริหารปฏิกิริยาตอบโต้การเปลี่ยนแปลง

2.  การรวมพลังของหลักการบริหารทั้ง 4  ( 4M ) คือ บุคลากร เงิน วัสดุอุปกรณ์ และการจัดการ เพื่อสร้างคุณค่าให้แก่การเปลี่ยนแปลง โดยมีการจัดการเป็นแกนกลางในการดึงพลังจากบุคลากรให้พร้อมต่อการเปลี่ยนแปลง จัดสรรงบประมาณและสรรหาวัสดุให้เพียงพอ

เป้าหมาย

1. เพื่อสนับสนุนให้องค์การสามารถผ่านช่วงของการปรับเปลี่ยนเพื่อเข้าสู่สภาพแวดล้อมใหม่ได้อย่างสำเร็จ

2.  เพื่อเพิ่มศักยภาพของหน่วยงาน และประกันว่าการเปลี่ยนแปลงเป็นไปตามทิศทางที่ได้วางแผน และก่อให้เกิดความคุ้มค่า ประสิทธิภาพภายในระยะเวลาที่กำหนด พร้อมทั้งบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ

สาเหตุและประเภทของการบริหารการเปลี่ยนแปลง

การเปลี่ยนแปลงภายในหน่วยงาน มีสาเหตุมาจาก 2  แหล่ง คือ

1.  ภายนอก : เมื่อสภาพสังคม สถานการณ์ภายนอกองค์การเปลี่ยนแปลง

2.  ภายใน    : ความประสงค์และวิสัยทัศน์ของหน่วยงาน

การบริหารการเปลี่ยนแปลงมี  2   วิธี

1.  การเปลี่ยนแปลงที่มีการวางแผนไว้ก่อน โดยรู้หรือคาดการณ์ล่วงหน้าว่าจะมีการเปลี่ยนแปลง และเตรียมพร้อมรับมือสถานการณ์ที่จะเกิดขึ้นไว้ก่อน

2.  การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นโดยไม่มีการวางแผน เกิดจากสิ่งแวดล้อมภายนอกที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและรุนแรง ทำให้องค์การต้องเปลี่ยนแปลงอย่างเร่งด่วน

กรอบแนวคิดในการบริหารการเปลี่ยนแปลง พิจารณาได้ 4  ช่วง  คือ

1.  ช่วงของการสร้างวิสัยทัศน์ ( Vision ) จะเป็นช่วงแรกของการเปลี่ยนแปลงหรือการเปิดใจรับการเปลี่ยนแปลง โดยผู้บริหารระดับสูงจะเป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลง ( Change Agent ) จะต้องเห็นความจำเป็นและเล็งเห็นทิศทางของการเปลี่ยนแปลงที่จะต้องเกิดขึ้น และสร้างวิสัยทัศน์ร่วมกัน ( Shared Vision )  ในการเปลี่ยนแปลง

2.  พิจารณาอุปสรรคขัดขวางการเปลี่ยนแปลง อุปสรรคของการเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นได้ใน  4  ระดับ คือ

2.1  ระดับองค์การ                                              2.2  ระดับแผนกงาน

2.3  ระดับหน้าที่งาน                                         2.4  ระดับบุคคล

ขึ้นอยู่กับว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นมีความเกี่ยวเนื่องหรือสัมพันธ์หรือส่งผลกระทบกว้างขวางแค่ไหน แต่โดยทั่วไปในการเปลี่ยนแปลงเชิงกลยุทธ์มักจะมีผลกระทบและเกิดอุปสรรคได้ทั้ง  4  ระดับ ผู้บริหารจะต้องเข้าใจในธรรมชาติดังกล่าว พยายามสร้างความเข้าใจและการยอมรับ ตลอดจนความร่วมมือให้เกิดขึ้น แนวทางที่จะช่วยละลายสภาพเดิม ( Unfreeging )  ให้เกิดขึ้น คือ ต้องให้พนักงานได้มีส่วนร่วมให้มากที่สุด ได้รับรู้ข่าวสารข้อมูล ช่วยสนับสนุนหรืออำนวยความสะดวกต่างๆให้แก่คนเกี่ยวข้อง เพื่อเป็นการจูงใจให้เกิดการเข้าใจ ยอมรับและร่วมมือ รวมทั้งผู้บริหารจะต้องใช้ความเป็นผู้นำ ( Transformational Leadership ) เพื่อผลักดันการเปลี่ยนแปลงด้วย

3.  ดำเนินการเปลี่ยนแปลง มีทิศทางที่ใช้ได้ใน 2  แบบใหญ่ๆ คือ

     3.1  การดำเนินที่เกิดจากบนลงล่าง ( Top – Down Change )  คือ ผู้บริหารจะเป็นผู้ริเริ่มในการเปลี่ยนแปลง แล้วค่อยถ่ายทอดการเปลี่ยนแปลงลงมา

     3.2  การดำเนินการที่เกิดจากล่างขึ้นบน ( Bottom – Up Change ) คือ จะเป็นการดำเนินการเปลี่ยนแปลงที่ให้พนักงานมีส่วนร่วมให้มากที่สุด การดำเนินการวิธีนี้จะทำให้การเปลี่ยนแปลงเกิดง่ายที่สุด

4.  ประเมินผลการเปลี่ยนแปลง  เป็นเรื่องที่มีความสำคัญมาก แม้ว่าจะเป็นเรื่องที่ยากที่จะวัดผล เพราะผลที่เกิดขึ้นอาจจะเป็นผลของหลายปัจจัยที่เกี่ยวข้องก็ตาม ดังนั้นการประเมินผลจะต้องใช้แนวคิดหรือเครื่องมือ

หลายๆอย่าง และประเมินในหลายช่วงเพื่อให้เกิดความแน่ใจในผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นด้วย

                เพื่อให้ผลที่ได้นั้นคงอยู่ ผู้บริหารจะต้องมีการรักษาสภาพให้คงอยู่ ( Refreeging )  โดยใช้ระบบการให้รางวัล และการจูงใจ เพื่อการเสริมแรงให้พฤติกรรมต่างๆเหล่านั้นคงอยู่ให้นานที่สุด

สิ่งที่ต้องพิจารณาเปลี่ยนแปลง

                                      1.  เป้าหมายและกลยุทธ์                                      5. กระบวนการ

                                      2.  เทคโนโลยี                                                      6.  คน

                                      3.  การออกแบบงานใหม่                                     7.  ค่านิยมและวัฒนธรรมองค์การ

                                      4.  โครงสร้าง

การตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลง

                                          1.  การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง  ( Resist Change )

                                         2.   การไล่ตามการเปลี่ยนแปลง   ( Follow Change )

                                         3.   การยอมรับการเปลี่ยนแปลง  ( Embrace Change )

                                    4.   การนำการเปลี่ยนแปลง         (  Lead  Change  )

การวางแผนการเปลี่ยนแปลง

                                การกำหนดแผนที่ การเดินทาง มี   5  ขั้นตอน  ดังนี้

                                         1.   การเปิดรับการเปลี่ยนแปลง

                                       2.   การพัฒนาความสามารถของตนเอง

                                         3.   การกำหนดทิศทางการดำเนินงาน

                                    4.   การปรับเปลี่ยนให้สอดคล้องกับสิ่งแวดล้อม ( เทคโนโลยี ทักษะ โครงสร้าง ฯลฯ )

                                    5.   การสื่อสารการเปลี่ยนแปลง

ปัจจัยสำคัญของการเปลี่ยนแปลง

                                    1.   การตระหนักถึงความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลง

                                    2.   ผู้นำมีภาวะผู้นำและกระตือรือร้น

                                         3.   ประสิทธิภาพการสื่อสารถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงความถี่ของการสื่อสาร

                                    4.   การฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพ

                                    5.   การสร้างวัฒนธรรมองค์การเพื่อสนับสนุนสภาพแวดล้อมใหม่ขององค์การ

                                    6.   การจัดการ การต่อต้าน การเปลี่ยนแปลง และทำความเข้าใจกับผู้ต่อต้าน

สรุป

                การบริหารการเปลี่ยนแปลง เป็นการบริหารที่มีความสำคัญ ซึ่งผู้บริหารจะต้องคำนึงถึงปัญหาในเชิงเทคนิค เชิงการเมือง และเชิงวัฒนธรรมองค์การ แล้วบริหารการเปลี่ยนแปลงที่มีอยู่ 4  ช่วงให้เหมาะสม คือ ช่วงของการสร้างวิสัยทัศน์ในการเปลี่ยนแปลง ช่วงของการพิจารณาอุปสรรคที่จะขัดขวางการเปลี่ยนแปลง ช่วงการดำเนินการเปลี่ยนแปลง และช่วงการประเมินผลการเปลี่ยนแปลง 

เอกสารอ้างอิง

                 สุนานี  สฤษฎ์วานิช.การบริหารเชิงกลยุทธ์ แนวคิดและทฤษฎี. กรุงเทพฯ: โรงพิมพ์             

                                   มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์,2546.

                 วารสารดำรงราชานุภาพ.ปีที่ 6 ฉบับที่ 20.กรกฎาคม – กันยายน, 2549.