นับตั้งแต่มีเครือข่ายอินเทอร์เน็ตเกิดขึ้น ซึ่งได้ทำลายกำแพงและอุปสรรคทางด้านเวลาและระยะทางในการติดต่อสื่อสารกันแล้ว อินเทอร์เน็ตยังเอื้อประโยชน์ให้การทำงานร่วมกันสามารถทำได้อย่างไร้ขีดจำกัดอีกด้วย ในปัจจุบัน เครื่องมือต่าง ๆ ที่เอื้อต่อการทำงานร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็น อีเมล อินสแตนท์ เมสเสจจิ้ง การสร้างห้องสนทนาเฉพาะกลุ่ม การประชุมออนไลน์ หรือการสร้างคลังข้อมูลออนไลน์เพื่อใช้อ้างอิง (วิกิ wiki) ถือเป็นเครื่องมือที่รู้จักกันดีและใช้กันอย่างแพร่หลาย อีกทั้งยังมีการพัฒนาต่อเนื่องอีกด้วย อย่างไรก็ตาม ถึงแม้ว่าเราจะคุ้นเคยกับเครื่องมือต่าง ๆ ดีเพียงใดก็ตาม เราก็ควรรู้จักวิธีใช้เครื่องมือเหล่านี้ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
ไอบีเอ็ม ขอเสนอข้อแนะนำเล็ก ๆ น้อย ๆ 7 ประการ เพื่อสนับสนุนให้การทำงานร่วมกันเกิดประสิทธิภาพสูงสุด ดังนี้
1. เลือกใช้สื่อให้เหมาะกับเนื้อหา ก่อนที่จะเลือกใช้เครื่องมือต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนการทำงานร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็นพอร์ทัล วิกิ อินสแตนท์ เมสเสจจิ้ง หรือแม้กระทั่งการใช้โลกเสมือน เช่น เซคั่น ไลฟ์ (Second Life) เป็นต้น ควรพิจารณาเนื้อหานั้น ๆ ก่อนว่าควรจะใช้วิธีการสื่อสารหรือใช้ผ่านเครื่องมือแบบใดจึงจะเหมาะสมและเกิดประสิทธิภาพสูงสุด เพราะเนื้อหาแต่ละประเภทอาจเหมาะกับรูปแบบหรือวิธีการสื่อสารที่แตกต่างกัน
2. สถานะ “กำลังออนไลน์อยู่” (Present) ไม่ได้หมายความว่า “ว่าง” ปัจจุบันในโปรแกรมอินสแตนท์ แมสเสจจิ้ง มักจะมีการแสดงสถานะของผู้ใช้ เช่น กำลังออนไลน์อยู่ ไม่ว่าง หรือ พักทานข้าว เป็นต้น แต่ในแง่ของการทำงานร่วมกันให้มีประสิทธิภาพ เรามักจะต้องพิจารณาก่อนเริ่มส่งข้อความให้คู่สนทนาว่า การส่งข้อความของเรานั้นจะรบกวนคู่สนทนาหรือไม่ วิธีที่พึงกระทำก่อนอื่นใดก็คือ คุณควรจะเกริ่นถามคู่สนทนาก่อนว่า เขาหรือเธอสะดวกที่จะพูดคุยกับคุณในตอนนั้นหรือไม่ ก่อนจะเริ่มต้นการสนทนาอย่างเป็นกิจจะลักษณะ
3. ยึดหลักแห่งความเรียบง่ายในการสื่อสารหรือทำงานร่วมกัน หลักที่ควรยึดถือปฏิบัติข้อหนึ่งก็คือ การทำงานในวิธีการหรือรูปแบบใดก็ตาม ต้องเอื้อประโยชน์ให้เกิดประสิทธิภาพ โดยไม่เพิ่มภาระหรือทำให้งานนั้น ๆ เกิดความซับซ้อนมากขึ้นโดยไม่จำเป็น ตัวอย่างหนึ่งที่อาจหยิบยกมาแสดงเพื่อให้เห็นภาพก็คือ การใช้บอร์ดสนทนาในการทำงานซึ่งอาจใช้ในโครงการที่มีผู้ร่วมงานเป็นจำนวนมาก อย่างไรก็ตามเพื่อให้การสื่อสารหรือทำงานร่วมกันเกิดประสิทธิภาพดีขึ้น ผู้เกี่ยวข้องในงานดังกล่าวอาจเลือกวิธีการสนทนาแบบกลุ่มย่อยแทนในบางสถานะ เพื่อให้งานบางอย่างสำเร็จลุล่วงเร็วขึ้นหรือเกิดประสิทธิภาพดีขึ้น เป็นต้น
4. คำนึงถึงความอ่อนไหวทางวัฒนธรรม เฉกเช่นเดียวกับการไปเยือนประเทศหรือชุมชนที่มีวัฒนธรรมที่แตกต่างจากเรา คุณควรคำนึงถึงข้อพึงปฏิบัติทางด้านวัฒนธรรมและมารยาทที่เหมาะสมในวัฒนธรรมนั้น ๆ เช่น การใช้ข้อความโต้ตอบแบบทันทีผ่านโปรแกรมอินสแตนท์ แมสเสจจิ้งอาจไม่ใช่เครื่องมือที่นิยมใช้หรือเหมาะสมในบางประเทศ หรือแม้กระทั่งตัวย่อที่ใช้ในวัฒนธรรมหนึ่งก็อาจแตกต่างกันในเชิงความหมายกับอีกวัฒนธรรมหนึ่ง เป็นต้น
5. ใช้เครื่องมือเหล่านี้ในเชิงสร้างสรรค์ให้เกิดสัมพันธภาพที่ดีระหว่างกัน การทำงานร่วมกันอาจเป็นหนทางหนี่งในการพัฒนาความสัมพันธ์ระหว่างเพื่อนร่วมงาน อย่างไรก็ตาม ถึงแม้ว่าการพบปะกันแบบตัวต่อตัวอาจเป็นวิธีที่ดีที่สุด แต่การใช้เครื่องมือเช่น โปรแกรมส่งข้อความวิดีโอโต้ตอบแบบทันทีก็อาจมีประสิทธิภาพเทียบเท่ากับการประชุมร่วมกันโดยตรง โดยที่คุณไม่จำเป็นต้องสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายและเวลาในการเดินทางโดยไม่จำเป็น
6. เทคโนโลยีช่วยส่งเสริมการดูแลให้คำแนะนำระหว่างเพื่อนร่วมงาน การใช้เครื่องมือที่รู้จักกันดีสำหรับเทคโนโลยีโซเชียลเน็ตเวิร์คกิ้ง เช่น บล็อก แท็ก และชุมชนเสมือน อาจช่วยเพิ่มความสะดวกในการติดต่อผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องหรือช่วยค้นหาข้อมูลที่ต้องการและสนับสนุนทำงานร่วมกันเป็นหมู่คณะ นอกจากประโยชน์ดังกล่าวแล้ว เครื่องมือเหล่านี้ยังช่วยเสริมบรรยากาศของการทำงาน และเป็นประโยชน์โดยตรงโดยเฉพาะกับพนักงานใหม่ซึ่งอาจเข้าร่วมสังเกตการณ์ในการสนทนา หรือใช้ชุมชนของผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องเพื่อหาความรู้เฉพาะทางหรือสิ่งที่ตัวเองสนใจ เป็นต้น
7. มาตรฐานแบบเปิดช่วยขยายขอบเขตของการทำงานร่วมกัน เช่นเดียวกับเป้าหมายของชุมชนโอเพ่นซอร์ส (Open Source) ซึ่งเปิดโอกาสให้ทุกคนสามารถใช้ เผยแพร่ และปรับปรุงโค้ดซอฟต์แวร์ได้อย่างอิสระ การใช้มาตรฐานเปิดเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่รองรับการพัฒนาร่วมกันก็จะเปิดโอกาสให้ผู้ร่วมงานในชุมชนนั้น ๆ ได้ช่วยเหลือกันในการปรับปรุงประสบการณ์การทำงานร่วมกันให้ดียิ่งขึ้น
ด้วยเทคนิคและข้อแนะนำเล็ก ๆ น้อย ๆ เหล่านี้ คาดว่าคงจะเป็นประโยชน์ไม่มากก็น้อย ต่อการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันในโลกไร้พรมแดนและปราศจากข้อจำกัดด้านเวลาในปัจจุบัน
ขอขอบพระคุณ บทความโดย คุณเจษฏา ไกรสิงขร
รองกรรมการผู้จัดการใหญ่
ธุรกิจซอฟต์แวร์ บริษัท ไอบีเอ็ม ประเทศไทย จำกัด
ค้นหาทุกอย่างในเว็บครูบ้านนอก :
