ปัจจุบันมีตัวช่วยหลายอย่างสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก โดยเฉพาะในเรื่องของโปรแกรมต่างๆ เพื่อความสะดวกในการดำเนินงาน รวมถึงความแม่นยำและรวดเร็ว ซึ่งหนึ่งในโปรแกรมสำคัญก็คือ “โปรแกรมเงินเดือน” ซึ่งโปรแกรมที่ว่าก็มีหลากหลายทางเลือก ทำให้บางครั้งอาจเกิดการสับสนในการเลือกใช้ หรือตัดสินใจไม่ถูกว่าจะเลือกใช้โปรแกรมไหนดี ครั้งนี้จึงเป็นการนำเสนอเกี่ยวกับการเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือนโดยเฉพาะ ซึ่งจะเป็นข้อมูลแนะแนวเบื้องต้นสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ความสำคัญของโปรแกรมเงินเดือน

ก่อนเข้าสู่วิธีการเลือก ขอกล่าวถึงความสำคัญของโปรแกรมเงินเดือนกันก่อน เพื่อให้คนทำงานหรือประกอบการได้เข้าใจ และให้ความสำคัญได้อย่างเหมาะสม โดยความสำคัญของโปรแกรมแกรมเงินเดือน คือจะช่วยจัดการเรื่องของเงินเดือนพนักงานได้อย่างแม่นยำ และด้วยความที่เงินเดือนพนักงานเป็นต้นทุนใหญ่มากของบริษัท

ดังนั้นการใช้โปรแกรมเงินเดือน ถือเป็นเรื่องที่ดีมาก เพราะจะช่วยคำนวณและจัดการได้อย่างแม่นยำ แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นโปรแกรมเงินเดือนก็มีราคาหลากหลาย ซึ่งแน่นอนว่าสำหรับธุรกิจขนาดเล็กก็คงต้องคำนึงตรงนี้มากหน่อย เพราะเกี่ยวข้องกับเรื่องของต้นทุนบริษัท

วิธีการเลือกโปรแกรมเงินเดือน

สำหรับการเลือกใช้งานก็จำเป็นต้องมีหลักการที่เหมาะสม เพื่อประสิทธิภาพการใช้งานสูงสุด และสำหรับวิธีการเลือกโปรแกรมเงินเดือน มีดังนี้

1.คำนวณและจ่ายภาษีอัตโนมัติ

ฟังก์ชั่นแรกที่ควรต้องมีสำหรับโปรแกรมเงินเดือน ก็คือการคำนวณเงินเดือนและจ่ายภาษีอัตโนมัติ เพราะเกี่ยวข้องกับกฎหมาย หากตกหล่นจะทำให้เกิดปัญหาที่ยุ่งยากได้ และปัจจุบันโปรแกรมเงินเดือนส่วนใหญ่มักจะมีฟังก์ชั่นส่วนนี้ ซึ่งไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือใหญ่ ก็มักเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือนที่มีฟังก์ชั่นนี้ และโปรแกรมที่มีฟังก์ชั่นนี้ราคาพอดีๆ กับธุรกิจขนาดเล็กก็มีให้เลือกหลากหลาย

2.การเก็บบันทึกข้อมูล

การเลือกโปรแกรมเงินเดือนสำหรับธุรกิจขนาดเล็กอีกหนึ่งเรื่องที่ควรคำนึงก็คือฟังก์ชั่นการเก็บบันทึกข้อมูล ซึ่งเป็นเรื่องที่ค่อนข้างสำคัญ เพราะการเก็บบันทึกข้อมูลของแต่ละโปรแกรมก็อาจมีรายละเอียดต่างกัน บางโปรแกรมเก็บข้อมูลส่วนนึงแต่อาจไม่ได้เก็บส่วนนึง

ดังนั้นควรเลือกโปรแกรมที่มีลักษณะการเก็บข้อมูลที่ตอบโจทย์ความต้องการ เช่น การเก็บข้อมูลเข้า-ออกงานของพนักงาน การเก็บข้อมูลการลา การเก็บข้อมูลการทำงานล่วงเวลา ฯลฯ ซึ่งเหล่านี้เกี่ยวกับเงินเดือนด้วยเช่นกัน เพราะการลางานมีกฎระเบียบชัดเจน ซึ่งถ้าหากมีการลาเกินกำหนด ก็สามารถปรับลดเงินเดือนได้ หรือแม้แต่การเข้างานสายหรือออกงานก่อนเวลา ก็สามารถปรับลดเงินเดือนได้ในหลายๆ บริษัทื ซึ่งถ้าหากมีโปรแกรมเป็นตัวช่วย เพื่อเชื่อมต่อกับข้อมูลเงินเดือน ก็จะทำให้การดำเนินการนั้นง่ายมากและแม่นยำ

3.ระบบรักษาความปลอดภัย

ระบบรักษาความปลอดภัยเป็นเรื่องที่สำคัญ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือใหญ่ ถ้าหากต้องเลือกใช้โปรแกรมอะไรก็ตาม รวมถึงโปรแกรมเงินเดือน จำเป็นต้องคำนึงถึงความปลอดภัย อย่างแรกให้สือบค้นข้อมูลชื่อเสียงของบริษัทผู้พัฒนาโปรแกรมดูก่อน สืบค้นข่าวคราวว่าเคยมีการทำข้อมูลรั่วไหลหรือไม่

ต่อมาก็ให้ดูกระบวนการเก็บรักษาข้อมูล และการการันตีความปลอดภัยของข้อมูลประกอบด้วย ลองตรวจสอบฟังก์ชั่นต่างๆ เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต

4.ใช้งานง่ายและสะดวก

การเลือกโปรแกรมเงินเดือน แนะนำให้เลือกแบบที่ใช้งานง่าย ไม่จำเป็นต้องมีทักษะขั้นสูงอะไร สามารถเรียนรู้ได้ภายในเวลารวดเร็ว สามารถปรับแต่งโหมดต่างๆ ได้เอง ไม่ต้องติดต่อทางผู้พัฒนาโปรแกรมมาก ถ้าหากเป็นโปรแกรมที่ต้องคอยถามจากผู้พัฒนาตลอด ก็จะทำให้การทำงานล่าช้าไปด้วย นอกจากนี้โปรแกมควรมีความยืดหยุ่น เพื่อรองรับการใช้งานที่สะดวกและรวดเร็ว

5.ราคาไม่แรงสมดุลกับงบประมาณ

เนื่องจากโปรแกรมเงินเดือนมีหลากหลาย ซึ่งราคาก็จะแตกต่างกันออกไป และธุรกิจขนาดเล็กก็จำเป็นต้องคำนึงในส่วนนี้ให้มาก อย่างแรกเลยควรกำหนดงบประมาณก่อน จากนั้นลิสต์ฟังก์ชั่นสำคัญที่ต้องการ แล้วเลือกโปรแกรมให้ตรงตามงบ ไม่จำเป็นต้องเลือกโปรแกรมที่มีฟังก์ชั่นครบถ้วนเสมอไป หากบางฟังก์ชั่นไม่ใช่เรื่องจำเป็น เพราะจะทำให้สิ้นเปลืองงบประมาณโดยใช่เหตุ ถือเป็นหลักการที่ควรให้ความสำคัญ โดยเฉพาะในธุรกิจขนาดเล็ก ที่มีงบประมาณจำกัด

6.มีให้ทดลองใช้ฟรี

ที่สำคัญ ควรเลือกโปรแกรมที่รองรับการทดลองใช้งานฟรี เพื่อลองใช้งานดูก่อน และประเมินว่าเหมาะสมกับการทำงานจริงหรือไม่ หากไม่พอใจยังสามารถเปลี่ยนไปลองใช้โปรแกรมอื่นได้ หรือสามารถนำโปรแกรมต่างๆ มาเปรียบเทียบภายหลังได้ เพื่อประกอบการตัดสินใจ ซึ่งโปรแกรมเงินเดือนส่วนใหญ่ ก็มักจะรองรับเรื่องนี้

หากโปรแกรมไหนไม่ให้ทดลองฟรี ควรหลีกเลี่ยง เพราะถ้าหากตัดสินใจเลือกมาใช้งานแล้ว และต้องการเปลี่ยนทีหลัง จะทำให้ยุ่งยาก และสิ้นเปลืองงบประมาณโดยใช่เหตุ เพราะถ้าหากโปรแกรมไม่ตอบโจทย์ แต่ก็เสียเงินไปแล้ว เมื่อต้องเปลี่ยนใหม่และทดลองอีกหากต้องเสียเงินซ้ำไปเรื่อยๆ ก็ถือว่าไม่สมควร โดยข้อแนะนำสำหรับระยะเวลาการทดลองใช้ฟรี ควรมีอย่างน้อย 30 วัน ถือเป็นเวลาที่เหมาะสมกับการตัดสินใจ

แนะนำโปรแกรมเงินเดือน

ปิดท้ายบทความนี้ ขอแนะนำโปรแกรมเงินเดือนที่เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็ก ดังนี้

● Gusto
● OnPay
● Surepayroll
● Intuit Enhanced
● Xero

ซึ่งโปรแกรมเหล่านี้ได้รับการยอมรับเป็นอย่างดีจากธุรกิจขนาดเล็ก บางโปรแกรมอาจมีคุณสมบัติไม่คตรบถ้วนตามที่กล่าวมา ทั้งนี้ก็สามารถปรับเปลี่ยนเงื่อนไขในการเลือกให้เหมาะกับธุรกิจได้ หรือไม่ก็พยายามเลือกที่ครอบคลุมมากที่สุด

ทั้งหมดนี้ก็เป็นข้อแนะนำสำหรับการเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือนที่เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กโดยเฉพาะ เพื่อการทำงานที่ง่ายขึ้น มีความสะดวกสบาย และมีความแม่นยำในเรื่องของการวิเคราะห์ข้อมูล ซึ่งก็ต้องยอมรับว่าการคำนวณด้วยโปรแกรมสมัยนี้ มีความแม่นยำกว่าการคำนวณด้วยตัวเอง ด้วยนวัตกรรมต่างๆ ทำให้โปรแกรมเป็นตัวช่วยที่ดีมากๆ สำหรับการทำงานรวมถึงการใช้ชีวิตประจำวัน