ระดับชั้นความลับและความเร็วของหนังสือราชการ

เก็บมาจาก 108 ซองคำถาม เว็บไซต์ สนุก.คอม เห็นเป็นประโยชน์ดี เลยเก็บมาให้อ่านกันครับ

          เอกสารของทางราชการที่ปั๊มตัวสีแดงโต ๆ  ว่า “ลับ"  บ้าง “ด่วน” บ้างนั้น ไม่ทราบว่าระดับของความลับและความเร็วนั้นมีอยู่กี่ชั้น และมีระเบียบการปฏิบัติอย่างไร

("คนกันเอง" / จ. ระนอง)

คำตอบโดย :108guru

“ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖” ได้ให้คำจำกัดความ “หนังสือราชการ” ไว้ว่า เป็นเอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ เช่น หนังสือที่กระทรวงต่างประเทศมีไปถึงทำเนียบรัฐบาล มีไปถึงที่ปรึกษานายกฯ หรือไปถึงหน่วยงานซึ่งมิใช่เป็นของราชการก็ตาม หนังสือนี้ยังแบ่งออกเป็น ๖ ชนิด เช่น หนังสือภายนอก หนังสือภายในและหนังสือสั่งการ เป็นอาทิ ที่เราเห็นกันอยู่บ่อย ๆ ปั๊มตราครุฑบ้าง ไม่ได้ปั๊มบ้าง นั่นขึ้นอยู่ว่าเอกสารนั้นเป็นแบบพิธีการมากน้อยอย่างไรนั่นเอง

หนังสือที่ต้องการให้มีการปฏิบัติรวดเร็วทันใจเป็นพิเศษตั้งแต่การจัดส่งและการดำเนินการทางสารบรรณ ต้องประทับตราความรวดเร็ว ซึ่งแบ่งเป็น ๓ ประเภท หรือ ๓ ความเร็ว คือ

“ด่วนที่สุด” ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติทันทีที่ได้รับหนังสือนั้นกรณีนี้อาจยกตัวอย่างเรื่องน้ำท่วมปักษ์ใต้ กระทรวงมหาดไทยก็ต้องสั่งการให้ส่วนราชการช่วยเหลือประชาชนอย่างด่วนที่สุด

“ด่วนมาก” ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว

“ด่วน” ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้

“ชั้นความเร็ว” จะถูกระบุด้วยตัวอักษรสีแดงขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง (ชื่อเรียกตัวพิมพ์แบบหนึ่ง) ๓๒ พอยต์ ให้เห็นชัดเจนบนหนังสือและบนซอง โดยมากบนหนังสือมักจะอยู่ส่วนบนสุดด้านซ้ายมือ (หรือขวามือของครุฑ) ในกรณีที่ต้องการให้หนังสือส่งถึงผู้รับภายในเวลาที่กำหนด ให้ระบุคำว่า “ด่วนภายใน...” แล้วลงวัน เดือน ปี และกำหนดเวลาที่ต้องการให้หนังสือนั้นถึงผู้รับต่อท้าย

ชั้นความเร็วคงไม่มีอะไรมากไปกว่านี้ “ซองคำถาม” เห็นหนังสือราชการประทับตรา “ด่วน” กันเป็นปกติวิสัย นี่แสดงว่าข้าราชการบ้านเราถนัด “ปฏิบัติหน้าที่เร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้” อยู่แล้ว

หนังสือหรือเอกสารที่กล่าวมานั้นจะมีทั้งที่เป็นเอกสารทั่วไป และเอกสารจัดอยู่ในขั้นลับ เป็นความลับทางราชการที่ต้องให้การพิทักษ์รักษา ป้องกันมิให้ผู้ไม่มีอำนาจหน้าที่ได้ล่วงรู้หรือเข้าถึงเอกสารนั้น ซึ่งขั้นตอนการปฏิบัติต่อเอกสารลับชั้นต่าง ๆ ต้องให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน

แล้วใครล่ะ จะเป็นผู้มีอำนาจกำหนดชั้นเอกสารลับ

“ลับที่สุด” ผู้มีอำนาจกำหนดชั้นความลับนี้ ได้แก่ ข้าราชการตั้งแต่ตำแหน่งหรือเทียบเท่าตำแหน่งดังต่อไปนี้ขึ้นไปอธิบดี หัวหน้าคณะทูต ผู้ช่วยทูตทหาร ผู้บัญชาการตำรวจหัวหน้าส่วนราชการที่ขึ้นตรงต่อปลัดกระทรวง ผู้บัญชาการทหารสูงสุด และผู้บัญชาการทั้งสามเหล่าทัพ

“ลับมาก” ผู้มีอำนาจกำหนดชั้นความลับนี้ ได้แก่ ข้าราชการตั้งแต่ตำแหน่งหรือเทียบเท่าตำแหน่งดังต่อไปนี้ขึ้นไปหัวหน้ากอง ผู้บังคับการกรม ผู้บังคับหมวดเรือ ผู้บังคับการกองบิน และหัวหน้าหน่วยราชการอิสระ ซึ่งมีตำแหน่งชั้นหัวหน้าแผนก ผู้บังคับกองร้อย ผู้บังคับการเรือชั้นสาม และผู้บังคับหมวดบิน

“ลับ” และ “ปกปิด” ข้าราชการตำแหน่งหรือเทียบเท่าตำแหน่งต่อไปนี้ขึ้นไปเป็นผู้มีอำนาจกำหนดชั้นความลับนี้ คือ หัวหน้าแผนก ผู้บังคับกองร้อย ผู้บังคับการเรือชั้นสาม และผู้บังคับหมวดบิน

วิธีการกำหนดชั้นความลับก็ต้องพิจารณาจากความสำคัญในเอกสารนั้นเป็นหลัก ยกตัวอย่างเช่น โผแต่งตั้งบิ๊กต่าง ๆ อาจได้รับการพิจารณาประทับ “ลับมาก” ขณะที่ตารางฝึกนักเรียนรบพิเศษ UDT ถูกประทับตรา “ลับ”

เอกสารลับโดยปกติต้องประทับหรือเขียนตัวอักษรตามชั้นความลับที่กึ่งกลางหน้ากระดาษทั้งด้านบนและด้านล่างของทุกหน้าเอกสารลับนั้น ตัวอักษรต้องใหญ่โตสีเห็นเด่นชัดกว่าธรรมดา

ชั้นความลับไม่ได้ใช้เฉพาะกับเอกสารเท่านั้น ภาพเขียนแผนที่ แผนภูมิ แถบบันทึก ฟิล์ม ภาพยนตร์ ไมโครฟิล์ม ฯลฯ ก็ต้องมีมาตรการพิทักษ์รักษาด้วยถ้าจัดเป็นความลับของราชการ

“ข้อมูลสนับสนุนจากหนังสือ ๑๐๘ ซองคำถาม / สำนักพิมพ์สารคดี”