เปรียบเทียบชัดๆ ใบกำกับภาษีแบบกระดาษ และ e-Tax Invoice แบบไหนคุ้มค่ากว่ากันในระยะยาว?

ต้นทุนในการออกใบกำกับภาษี

ใบกำกับภาษีแบบกระดาษ

• การพิมพ์ใบกำกับภาษีออกมาเป็นกระดาษ ทำให้มีค่าใช้จ่ายในส่วนของกระดาษ น้ำหมึก และการดูแลรักษาเครื่องพิมพ์ รวมถึงการจัดเก็บเอกสารเก็บอย่างเป็นระเบียบเพื่อให้สามารถเปิดดูได้ง่าย

• เนื่องจากใบกำกับภาษีแบบกระดาษต้องใช้เวลามากในการจัดเตรียมเอกสาร และการจัดการเอกสาร อาจมีข้อผิดพลาดได้ง่ายกว่าแบบอิเล็กทรอนิกส์

• การจัดส่งใบกำกับภาษีทางไปรษณีย์ หรือ พนักงานจัดส่งของบริษัท ทำให้มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ซึ่งอาจเพิ่มภาระให้กับธุรกิจ

ใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice)

• ประหยัดต้นทุน ไม่มีค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ และจัดเก็บเอกสาร เนื่องจากข้อมูลจะถูกจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล ช่วยลดการใช้ทรัพยากรธรรมชาติ และค่าใช้จ่ายในระยะยาว

• e-Tax Invoice ช่วยให้การทำงานรวดเร็วขึ้น และลดความเสี่ยงของการกรอกข้อมูลผิดพลาด เนื่องจากสามารถใช้ระบบอัตโนมัติในการกรอกข้อมูล และตรวจสอบ

• สามารถส่งให้ลูกค้าทางอีเมลหรือผ่านระบบออนไลน์ ทำให้ไม่ต้องมีค่าจัดส่งแบบใบกำกับภาษีแบบกระดาษ

ช่องทางในการจัดส่งใบกำกับภาษี

ใบกำกับภาษีแบบกระดาษ

• การส่งใบกำกับภาษีแบบกระดาษจะต้องส่งเอกสารโดยตรงให้กับลูกค้าหรือผู้รับใบกำกับภาษี

• หากผู้รับเอกสารอยู่ไกล สามารถส่งใบกำกับภาษีทางไปรษณีย์หรือบริการจัดส่งอื่นๆ ที่อาจจะใช้เวลาในการจัดส่งค่อนข้างนานและมีค่าใช้จ่าย

ใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์(e-Tax Invoice)

• สามารถจัดส่งไฟล์ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ไฟล์ PDF ที่มีการลงลายมือชื่อดิจิทัล ให้ผู้รับทางอีเมลได้ทันที หรือให้บริการผ่านระบบออนไลน์ที่ลูกค้าสามารถเข้าสู่ระบบเพื่อดาวน์โหลดเอกสารเองได้อย่างสะดวก

• ระบบสามารถสร้างและนำส่งข้อมูล (ไฟล์ XML) ไปยังระบบของกรมสรรพากรได้ตามมาตรฐานที่กำหนด ทำให้ตรวจสอบภาษีมีความแม่นยำ โปร่งใส และช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงาน

เวลาและประสิทธิภาพในการทำงาน

ใบกำกับภาษีแบบกระดาษ

• ใบกำกับภาษีที่เป็นกระดาษทำด้วยมือทุกขั้นตอนมักพบข้อผิดพลาดในการพิมพ์ผิด ทำให้ต้องยกเลิกเอกสารเดิม (Void) พิมพ์ใหม่ เซ็นใหม่ และต้องจัดส่งใหม่ทั้งหมด กว่าที่เอกสารจะถึงมือลูกค้า อาจต้องใช้เวลา 1-3 วันทำการ

ใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์(e-Tax Invoice)

• ใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อระบบอนุมัติการออกบิล เอกสารจะถูกส่งตรงเข้าสู่กล่องจดหมายทันที สามารถตรวจสอบความถูกต้อง หากมีข้อผิดพลาดก็สามารถแก้ไขและส่งไฟล์ใหม่ได้เลยในเวลานั้น

พื้นที่จัดเก็บ ความปลอดภัย และการปฏิบัติตามกฎหมาย

ใบกำกับภาษีแบบกระดาษ

• ในการเก็บใบกำกับภาษีแบบกระดาษนั้นด้วยความที่ต้องเก็บเอกสารย้อนหลัง 5 ปี ทำให้เอกสารมีจำนวนมาก อาจจะเกิดความชำรุดและเสียหายได้ ตัวหนังสืออาจเกิดการซีดจางจนอ่านไม่ออก รวมถึงการจัดเก็บอาจจะไม่ได้มีความปลอดภัยเนื่องจากเป็นกระดาษ อาจจะเกิดการสูญหายได้ และหากจะค้นหาหรือตรวจสอบเอกสารอาจจะต้องใช้เวลาค่อนข้างนาน

ใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์(e-Tax Invoice)

• ในการเก็บใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์อย่างเป็นระเบียบบนระบบคลาวด์ หรือเซิร์ฟเวอร์ที่มีความปลอดภัยสูง ไม่เปลืองพื้นที่ และยังป้องกันการสูญหาย เอกสารหรือชำรุดได้เนื่องจากเป็นไฟล์ สามารถค้นหาหรือตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ง่าย

ความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อม

ใบกำกับภาษีแบบกระดาษ

• ในการจัดทำใบกำกับภาษีแบบกระดาษ จำเป็นต้องใช้ทรัพยากรกระดาษ หมึกพิมพ์ ส่งผลให้เป็นการสิ้นเปลืองทรัพยากร เพิ่มปริมาณขยะ และคาร์บอนฟุตพริ้นท์ รวมถึงยังมีความช้าและเสี่ยงต่อการเอกสารสูญหาย อาจทำให้องค์กรเสียโอกาศและภาพลักษณ์ในการเป็นมืออาชีพ

ใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์(e-Tax Invoice)

ใบกำกับแบบอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยลดการใช้ทรัพยากรธรรมชาติและลดปริมาณขยะ การนำเทคโนโลยีมาใช้ ช่วยให้เห็นถึงว่าขององค์กรที่ใส่ใจสิ่งแวดล้อม และไม่ต้องกลัวว่าเอกสารจะหายหรือชำรุดไหม รวมถึงมีการจัดส่งที่รวดเร็ว แม่นยำ ทำให้ภาพลักษณ์ขององค์กรมีความเป็นมืออาชีพ

การออกใบกำกับภาษีในปัจจุบัน เมื่อเปรียบเทียบกันแล้ว การออกใบกำกับภาษีโดยการใช้กระดาษแบบเดิม อาจจะเป็นสิ่งที่ทำให้เสียเวลา สิ้นเปลืองทรัพยากรธรรมชาติ และต้นทุนโดยไม่จำเป็น การเปลี่ยนมาใช้ใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์ จึงเป็นสิ่งที่คุ้มค่ากว่าในระยะยาว ลดปัญหาเอกสารสูญหาย ลดความผิดพลาด และทำให้การทำงานคล่องตัวขึ้น และรวดเร็ว อีกทั้งยังช่วยรักษาสิ่งแวดล้อมอีกด้วย หากคุณกำลังมองหาตัวช่วยในการวางแผนภาษี หรือต้องการระบบจัดการบัญชีและภาษีที่ถูกต้อง แม่นยำ ไม่ต้องปวดหัวกับเอกสารที่ซับซ้อน สามารถปรึกษาหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่โทร. 02-1251363 Facebook : Build Me Up Consultant Line : @bmu001